Если вы депонируете чек, полученный от клиента, а на его банковском счете недостаточно средств, чек будет возвращен в ваш банк. Это называется отмененным чеком.
Содержание
Очень трудно отслеживать отмененные чеки в бухгалтерском учете, поэтому всегда лучше регистрировать их с помощью программы QuickBooks.
В этой статье мы рассмотрим процесс регистрации отмененных чеков в QuickBooks Online.
Почему важно регистрировать отмененные чеки в QuickBooks?
Отмененные чеки могут повлиять не только на ваш банковский счет, но и на расходы и баланс A/R (дебиторской задолженности).
Когда чек возвращается в ваш банк по причине недостаточности средств, происходит следующее:
- Средства на вашем банковском счете уменьшаются на сумму полученного отмененного чека.
- Поскольку у вашего клиента не было достаточно средств для осуществления платежа, ваш баланс A/R увеличивается.
- Ваш банк взимает с вас комиссию NSF (non-sufficient funds).
Таким образом, если вы хотите провести сверку банковского счета, вы должны отслеживать дополнительные комиссии, которые с вас взяли, а также сам отскочивший чек. Вы можете легко сделать это, записав отмененные чеки через QuickBooks.
Запись отмененного чека в QuickBooks Online
В следующих разделах мы расскажем вам, как записать отмененный чек с помощью QuickBooks Online. Этот процесс состоит из трех основных этапов:
- Регистрация уменьшения банковского баланса.
- Регистрация комиссии NSF.
- Выставление клиенту счета за NSF (необязательно).
Мы подробно рассмотрим каждый из них.
Регистрация уменьшения банковского баланса
Чтобы зарегистрировать уменьшение банковского баланса, вам нужно перейти в окно «Запись чеков». Там вы сможете увидеть сумму, которая была списана с вашего банковского счета. Именно эту сумму вам нужно будет записать в QuickBooks.
Зайдите на главную страницу QuickBooks, нажмите на знак плюс, который находится вверху. Появится выпадающее меню, содержащее несколько категорий.
Выберите Check из категории Vendor. После этого появится окно Записать чек. В нем вам нужно будет предоставить соответствующую информацию, включая следующую:
- Payment Date — введите дату возврата чека.
- Bank Account — выберите соответствующий банковский счет, на который был возвращен чек.
- Payee — выберите клиента, чей чек отскочил.
- Account — выберите соответствующий A/R.
- Description — введите информацию об отскочившем чеке.
- Memo — введите дополнительную информацию и примечания об отскочившем чеке.
- Amount — введите сумму возвращенного чека. Не вводите комиссию NSF.
- Check no — введите комиссию за недостаточность средств.
- Save — сохранить введенную информацию и закрыть окно.
Чтобы завершить первый шаг, выберите опцию Expense в категории Vendors.
Record the NSF Fee
Теперь вам нужно записать комиссию NSF, взимаемую вашим банком. Комиссия за недостаточность средств будет введена как расход.
Для этого вам нужно ввести соответствующую информацию в окне Расход. Вот что вам нужно заполнить.
- Получатель — выберите ваш банк.
- Банковский счет — выберите банковский счет, на котором отскочил чек.
- Счет — выберите счет, который вы используете для отслеживания банковских комиссий.
- Ref no — введите «Bank NSF Fee» в соответствующее поле.
- Description — введите «Bank NSF Fee» в соответствующее поле.
- Amount — введите сумму комиссии NSF, которая была списана.
- Save — сохраните введенную информацию и выйдите из окна.
Это все, что вам нужно сделать для регистрации отмененного чека. Однако если вы хотите выставить клиенту счет за недостаточную сумму, вам необходимо создать счет-фактуру. Это необязательный шаг, поэтому вы сами можете решить, делать его или нет.
Как выставить клиенту счет за неустойку
На главной странице нажмите на знак плюс и выберите опцию Invoice в категории Customers. Откроется окно Customers, в котором вы сможете создать счет-фактуру.
Для этого вам нужно будет заполнить форму, которую вы обычно заполняете, если выставляете счет своему клиенту. Единственное отличие заключается в том, что вы будете использовать комиссию NSF клиента.
Вот как это сделать.
- Клиент — выберите клиента, чей чек отскочил.
- Дата счета — введите дату, когда вы хотите выставить клиенту счет за комиссию NSF.
- Продукт/услуга — Чтобы иметь возможность отслеживать комиссию NSF, вам необходимо установить опцию услуги Customer NSF fee. Выберите Add New.
Выбрав опцию Add New, заполните необходимые поля.
Выберите Service в разделе Type. В поле Item Description введите Customer NSF Fee.
И наконец, в разделе Income Account выберите Other Income. На этом шаг «Продукт/услуга» завершен. Остается ввести следующую информацию:
- Описание — опишите, что это за сбор, чтобы клиент знал, за что ему выставлен счет.
- Сумма — введите сумму сбора NSF. Вы можете также добавить плату за неудобства.
- Сообщение — введите сообщение для клиента, которое он сможет увидеть в счете.
- Сохранить — сохранить введенную информацию и закрыть окно.
Следите за отмененными чеками с помощью QuickBooks
Может показаться немного сложным, но на самом деле регистрировать отмененные чеки в QuickBooks довольно просто. С помощью этих инструкций вы сможете сделать это за несколько минут.
Помогло ли вам это руководство? Вы уже регистрировали отмененные чеки через Quickbooks Online? Расскажите нам об этом в комментариях ниже.
