6 причин сделать свой бизнес безбумажным уже сегодня

Интернет

Переход к безбумажной работе — одна из самых больших тенденций в сегодняшней практике организации бизнеса. Шумиха вокруг этих двух слов объясняется несколькими причинами. Тысячи американских компаний уже сэкономили деньги, перейдя на новую систему, и еще больше компаний ищут способы извлечь из этого выгоду. Если вы читаете эту статью, то, вероятно, являетесь сторонником одной из них.

Замечательная истина заключается в том, что любое предприятие может извлечь выгоду из перехода на безбумажный документооборот. Например, вы можете сказать своим сотрудникам создавать и редактировать PDF в режиме онлайн с помощью PDFLiner, и они смогут покончить с бумажной волокитой и работать над любым файлом в режиме онлайн. Далее, храните все файлы на Google Drive или любом другом диске, которому вы доверяете, и перенесите весь архив подальше от офиса! Вы уже видите примерные суммы экономии? Тогда читайте дальше!

1. Ускорить «бумажную работу»

6 причин сделать свой бизнес безбумажным уже сегодня

«Типирование быстрее, чем письмо, как для скопированных, так и для запомненных отрывков». (Sage Journals).

Перенося все файлы компании в облачное хранилище, вы получаете возможность организовать документы наиболее удобным способом. Кроме того, процедура поиска документа сводится к следующемуединственное сочетание клавиш на вашем компьютере, CTRL+F.

В результате время отклика вашей системы будет намного меньше на стороне клиента, что является верным способом привлечь и удержать больше клиентов за меньшее время. Ваши сотрудники также будут тратить гораздо меньше времени на поиск нужных им документов, что приведет к долгосрочному росту производительности.

2. Автоматизация резервного копирования и повышение безопасности

Вы наверняка знаете, как больно по ошибке уничтожить или выбросить важную бумагу. Она просто исчезает навсегда, а у вас появляется еще одна проблема, которую нужно срочно решить. С этим вы не столкнетесь, если все ваши файлы будут храниться в облаке. Современные облачные бухгалтерские системы и универсальные облачные хранилища позволяют вам воспользоваться преимуществами автоматического резервного копирования. Вы можете настроить процедуру один раз и сэкономить время на создании бумажных копий и распределении их между физическими хранилищами.

Рекомендуем:  Наем писателей-суперзвезд

Кроме того, ваши резервные и основные копии гораздо безопаснее, когда они находятся в Интернете. Ваша компания и клиенты заинтересованы в том, чтобы все конфиденциальные и частные данные хранились в максимально безопасном формате. Обычная деловая практика показывает, что больше документов страдает от физического уничтожения или кражи, чем от утечки данных или хакерских атак.

Шифрование облачных хранилищ данных и локальных серверов намного прочнее, чем большинство дверей хранилищ, и стоит в разы дешевле для любой компании. Проникновение через несколько уровней шифрования редко представляет собой выполнимую задачу даже длясамые опытные хакеры.

3. Улучшить обслуживание клиентов

Как видно из результатов исследования Broadridge Financial Solutions 2020, 67% клиентов перевели хотя бы один счет или выписку в цифровой формат, чтобы уменьшить беспорядок (77% респондентов) или по другим причинам. Кроме того, 29% респондентов ответили, что их никогда не спрашивали о том, каким способом они хотят открыть счет. Такая тенденция означает, что компании могут подтолкнуть клиентов к переходу на безбумажный формат, продемонстрировав им преимущества.

В результате большая доля клиентов получит цифровую услугу, которую они хотят получить, а остальные смогут воспользоваться вариантом, который кажется им более удобным. Это отличная возможность для сектора коммуникаций с клиентами. В конечном итоге это приведет к сокращению бумажной работы до несущественного количества, и в один прекрасный день вы сможете закрыть внешние бумажные коммуникации. Миллениалы вообще перестанут понимать бумагу всего через несколько лет. Помните об этом.

4. Экономьте финансы

6 причин сделать свой бизнес безбумажным уже сегодня

Избавление от бумаги, чернил, принтеров и факсов сокращает ежегодные расходы.

Уменьшение количества бумаги, используемой в вашем офисе, значительно сократит расходы, в зависимости от количества сотрудников. Это только часть экономии, которую вы можете получить от перехода на новую систему. Вы также сэкономите на ежемесячных картриджах, услугах/ремонте/обновлении принтеров, тарифах на факс и т.д. Безбумажные методы стоят дешевле, чем все эти машины и громоздкие файлы.ящики.

Рекомендуем:  Стоит ли использовать цифровые вывески для автосервиса вашего ресторана

Электронные средства связи наконец-то стали доступными для предприятий любого размера, так что самое время копить деньги. Инвестиции в цифровизацию приносят и пассивную выгоду. Отдавая кредиты таким крупным провайдерам, как Google, Dropbox, и более мелким, как PDFLiner, вы инвестируете в развитие технологий. Это приведет к удешевлению этих услуг в долгосрочной перспективе.

5. Упрощение передачи знаний

Бизнес не может успешно работать без непрерывного и удобного потока знаний между сотрудниками. Этот процесс не должен опираться на бумажные носители, так как все будет происходить невероятно медленно. Замените бумажные карточки и брошюры инструментами для совместной работы, такими как Slack, Trello, Google Docs, OneDrive и т.д., чтобы информация и задачи протекали беспрепятственно.

Работникам гораздо легче войти в так называемый «режим потока» и выполнить больше задач, когда им не нужно ждать, пока кто-то передаст им бумажку с нужными данными.

6. Будьте дружелюбны к планете

6 причин сделать свой бизнес безбумажным уже сегодня

10 000 листов бумаги равны небольшому дереву. Ежегодно компании используют миллионы листов.

По данным Environmental Paper Network, в США наблюдается снижение ежегодного использования бумаги наряду с ростом сферы переработки. Все больше крупных игроков рынка инвестируют в переработку, но бизнес-сектор остается одним из крупнейших потребителей бумаги — более 20% от общего годового потребления.потребление.

Однако у нас уже есть статистика, которая говорит о том, что сокращение использования бумаги устраняет ее производство и уменьшает количество потребляемой компаниями энергии. Офисы тратят меньше электроэнергии в течение года, когда машины для бумажной работы бездействуют.

Подумайте еще раз

Теперь, когда вы знаете все преимущества для вашей компании, клиентов и окружающей среды, вы можете сделать вывод, что затраты на переход на новую систему являются незначительными по сравнению с долгосрочными преимуществами. Сокращение объема бумажной обработки до возможного минимума — выгодная обязанность для любой современной компании, даже если она занимается производством бумаги!

Оцените статью
Gud-PC