Переход к безбумажной работе — одна из самых больших тенденций в сегодняшней практике организации бизнеса. Шумиха вокруг этих двух слов объясняется несколькими причинами. Тысячи американских компаний уже сэкономили деньги, перейдя на новую систему, и еще больше компаний ищут способы извлечь из этого выгоду. Если вы читаете эту статью, то, вероятно, являетесь сторонником одной из них.
Содержание
Замечательная истина заключается в том, что любое предприятие может извлечь выгоду из перехода на безбумажный документооборот. Например, вы можете сказать своим сотрудникам создавать и редактировать PDF в режиме онлайн с помощью PDFLiner, и они смогут покончить с бумажной волокитой и работать над любым файлом в режиме онлайн. Далее, храните все файлы на Google Drive или любом другом диске, которому вы доверяете, и перенесите весь архив подальше от офиса! Вы уже видите примерные суммы экономии? Тогда читайте дальше!
- Ускорить «бумажную работу»
«Типирование быстрее, чем письмо, как для скопированных, так и для запомненных отрывков». (Sage Journals).
Перенося все файлы компании в облачное хранилище, вы получаете возможность организовать документы наиболее удобным способом. Кроме того, процедура поиска документа сводится к следующемуединственное сочетание клавиш на вашем компьютере, CTRL+F.
В результате время отклика вашей системы будет намного меньше на стороне клиента, что является верным способом привлечь и удержать больше клиентов за меньшее время. Ваши сотрудники также будут тратить гораздо меньше времени на поиск нужных им документов, что приведет к долгосрочному росту производительности.
- Автоматизация резервного копирования и повышение безопасности
Вы наверняка знаете, как больно по ошибке уничтожить или выбросить важную бумагу. Она просто исчезает навсегда, а у вас появляется еще одна проблема, которую нужно срочно решить. С этим вы не столкнетесь, если все ваши файлы будут храниться в облаке. Современные облачные бухгалтерские системы и универсальные облачные хранилища позволяют вам воспользоваться преимуществами автоматического резервного копирования. Вы можете настроить процедуру один раз и сэкономить время на создании бумажных копий и распределении их между физическими хранилищами.
Кроме того, ваши резервные и основные копии гораздо безопаснее, когда они находятся в Интернете. Ваша компания и клиенты заинтересованы в том, чтобы все конфиденциальные и частные данные хранились в максимально безопасном формате. Обычная деловая практика показывает, что больше документов страдает от физического уничтожения или кражи, чем от утечки данных или хакерских атак.
Шифрование облачных хранилищ данных и локальных серверов намного прочнее, чем большинство дверей хранилищ, и стоит в разы дешевле для любой компании. Проникновение через несколько уровней шифрования редко представляет собой выполнимую задачу даже длясамые опытные хакеры.
- Улучшить обслуживание клиентов
Как видно из результатов исследования Broadridge Financial Solutions 2020, 67% клиентов перевели хотя бы один счет или выписку в цифровой формат, чтобы уменьшить беспорядок (77% респондентов) или по другим причинам. Кроме того, 29% респондентов ответили, что их никогда не спрашивали о том, каким способом они хотят открыть счет. Такая тенденция означает, что компании могут подтолкнуть клиентов к переходу на безбумажный формат, продемонстрировав им преимущества.
В результате большая доля клиентов получит цифровую услугу, которую они хотят получить, а остальные смогут воспользоваться вариантом, который кажется им более удобным. Это отличная возможность для сектора коммуникаций с клиентами. В конечном итоге это приведет к сокращению бумажной работы до несущественного количества, и в один прекрасный день вы сможете закрыть внешние бумажные коммуникации. Миллениалы вообще перестанут понимать бумагу всего через несколько лет. Помните об этом.
- Экономьте финансы
Избавление от бумаги, чернил, принтеров и факсов сокращает ежегодные расходы.
Уменьшение количества бумаги, используемой в вашем офисе, значительно сократит расходы, в зависимости от количества сотрудников. Это только часть экономии, которую вы можете получить от перехода на новую систему. Вы также сэкономите на ежемесячных картриджах, услугах/ремонте/обновлении принтеров, тарифах на факс и т.д. Безбумажные методы стоят дешевле, чем все эти машины и громоздкие файлы.ящики.
Электронные средства связи наконец-то стали доступными для предприятий любого размера, так что самое время копить деньги. Инвестиции в цифровизацию приносят и пассивную выгоду. Отдавая кредиты таким крупным провайдерам, как Google, Dropbox, и более мелким, как PDFLiner, вы инвестируете в развитие технологий. Это приведет к удешевлению этих услуг в долгосрочной перспективе.
- Упрощение передачи знаний
Бизнес не может успешно работать без непрерывного и удобного потока знаний между сотрудниками. Этот процесс не должен опираться на бумажные носители, так как все будет происходить невероятно медленно. Замените бумажные карточки и брошюры инструментами для совместной работы, такими как Slack, Trello, Google Docs, OneDrive и т.д., чтобы информация и задачи протекали беспрепятственно.
Работникам гораздо легче войти в так называемый «режим потока» и выполнить больше задач, когда им не нужно ждать, пока кто-то передаст им бумажку с нужными данными.
- Будьте дружелюбны к планете
10 000 листов бумаги равны небольшому дереву. Ежегодно компании используют миллионы листов.
По данным Environmental Paper Network, в США наблюдается снижение ежегодного использования бумаги наряду с ростом сферы переработки. Все больше крупных игроков рынка инвестируют в переработку, но бизнес-сектор остается одним из крупнейших потребителей бумаги — более 20% от общего годового потребления.потребление.
Однако у нас уже есть статистика, которая говорит о том, что сокращение использования бумаги устраняет ее производство и уменьшает количество потребляемой компаниями энергии. Офисы тратят меньше электроэнергии в течение года, когда машины для бумажной работы бездействуют.
Подумайте еще раз
Теперь, когда вы знаете все преимущества для вашей компании, клиентов и окружающей среды, вы можете сделать вывод, что затраты на переход на новую систему являются незначительными по сравнению с долгосрочными преимуществами. Сокращение объема бумажной обработки до возможного минимума — выгодная обязанность для любой современной компании, даже если она занимается производством бумаги!
